引言：随着智慧医院建设的推进，数字化技术已全面渗透到医院运营的各个环节，人事档案管理作为医院人力资源管理的基础工作，数字化转型成为必然趋势。传统纸质人事档案存储占用空间大、检索效率低、保管成本高，且易受环境因素影响出现损毁、丢失等问题，已无法满足医院精细化、高效化管理的需求^[1]。

1.数字化转型下医院人事档案安全管理现状

1.1数字化建设推进情况

多数医院已完成人事档案初步数字化转型，搭建电子管理系统，实现档案信息电子化录入、存储、检索和借阅。部分大型三甲医院实现全流程数字化管理，涵盖医务人员基本信息、学历、职业资格等核心内容，部分还与人力资源、职称评审系统对接实现信息共享。但不同规模医院建设水平差异明显，大型医院技术成熟、管理规范，中小型医院受资金、技术等限制，数字化建设滞后，部分仍处于纸电档案并行阶段。

1.2安全管理现有基础

医院已重视数字化人事档案安全，建立初步管理机制，采取密码登录、权限划分、信息加密等基础防护措施，部分医院制定管理制度、规范操作流程，安排专人维护系统、备份数据。但整体安全管理基础薄弱，防护措施缺乏系统性和针对性，未形成全方位安全防护体系，难以应对各类复杂安全风险。

2.数字化转型下医院人事档案安全管理核心风险

2.1技术层面安全风险

技术层面的安全风险是数字化转型下医院人事档案安全管理的主要隐患，也是当前医院面临的最突出问题。电子人事档案系统依赖网络环境运行，网络攻击、病毒入侵等网络安全问题直接威胁档案信息安全，黑客通过非法入侵系统，可窃取、篡改、删除人事档案信息，甚至瘫痪档案管理系统，导致档案信息无法正常使用。系统自身存在的漏洞也会给安全管理带来隐患，部分医院使用的档案管理系统技术较为落后，未及时进行升级更新，系统稳定性不足，易出现故障，导致档案数据丢失或损坏^[2]。

2.2管理层面安全风险

管理层面的安全风险贯穿于人事档案数字化管理的全流程，且由于人为因素的不确定性，其风险防控难度更大。档案管理人员的专业素养不足是主要诱因之一，部分管理人员缺乏数字化档案管理知识和安全防护意识，操作不规范，例如随意泄露登录密码、违规修改档案信息、未及时备份档案数据等，均会直接引发档案安全问题。权限管理混乱也是突出问题，部分医院未建立科学的权限分级体系，权限划分不清晰，普通工作人员也能访问、查看敏感档案信息，存在越权访问、违规查阅的风险，极易导致档案信息泄露。

3.数字化转型下医院人事档案安全管理优化策略

3.1强化技术防护体系建设

强化技术防护体系建设是防范数字化人事档案安全风险的核心举措，需结合医院实际需求，构建全方位、多层次的技术防护网络。医院应加大技术投入，升级优化电子人事档案管理系统，选择技术成熟、安全性高的系统平台，及时修复系统漏洞，定期进行系统升级，提升系统的稳定性和抗攻击能力。采用先进的加密技术，对档案信息进行全程加密处理，包括数据存储、传输、访问等各个环节，防止档案信息被窃取、篡改。搭建完善的数据备份与恢复系统，采用在线备份与离线备份相结合的方式，定期对档案数据进行备份，至少选择两种符合长期安全管理要求的存储介质，保存至少三套完整数据，一套用于在线应用，两套用于备份，同时制定应急预案，确保档案数据在系统故障、病毒入侵等突发情况下能够快速恢复，减少数据丢失损失。

3.2完善管理机制与人员建设

完善管理机制与加强人员建设是保障数字化人事档案安全的关键，需从制度、人员、监督三个方面发力，形成长效管理机制。医院应结合数字化转型需求，修订完善人事档案安全管理制度，明确档案管理各环节的职责和操作规范，细化档案录入、审核、借阅、修改、销毁等流程，确保各项工作有章可循。建立科学的权限分级体系，根据工作人员的岗位职责，合理划分访问权限，严格控制敏感档案信息的访问范围，实行“最小权限原则”，杜绝越权访问行为，同时建立权限动态管理机制，根据人员岗位变动及时调整权限。加强档案管理人员的培养，定期开展数字化档案管理、安全防护知识等培训，提升管理人员的专业素养和安全意识，引导管理人员规范操作，杜绝违规行为。建立健全监督考核机制，成立专门的监督小组，定期对人事档案安全管理工作进行检查，重点排查技术漏洞、操作违规等问题，对发现的问题及时整改，对违规操作行为进行严格处罚，确保各项管理制度落到实处^[3]。

4.数字化转型下医院人事档案安全管理保障措施

4.1组织与资金保障组织与资金保障是数字化人事档案安全管理的基础。医院需健全组织架构，明确各部门职责，成立由分管领导牵头，人力资源、档案管理、信息等部门组成的工作小组，统筹推进档案安全管理，协调解决各类问题。其中，人力资源部门负责档案信息收集、审核及日常管理，档案管理部门负责归档、存储与利用，信息部门负责系统建设、技术维护及安全防护，各部门协同配合形成合力。同时，加大资金投入，将数字化人事档案安全管理资金纳入年度预算，保障系统升级、设备更新、人员培训及安全防护等工作，避免资金不足导致工作滞后，确保工作持续推进。

4.2合规与应急保障合规与应急保障可进一步筑牢档案安全防线。医院需严格遵循《档案法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法规，规范档案数字化管理各环节，合法合规收集、存储、利用档案信息，保护医务人员隐私。定期开展合规自查，排查隐患并及时整改，防范法律纠纷。建立完善应急处置机制，针对网络攻击、系统故障、档案泄露等突发事件，制定详细应急预案，明确处置流程、责任分工及应对措施，定期开展应急演练，提升工作人员应急处置能力，确保突发情况快速响应、有效处置，最大限度降低损失，保障档案信息安全。

结论

数字化转型在提升医院人事档案管理便捷性与效率的同时，也带来技术、管理等层面的安全风险，直接威胁档案信息安全，影响医院人力资源管理秩序与医务人员合法权益。当前，医院人事档案数字化建设虽取得一定进展，但仍存在安全管理基础薄弱、技术防护不足、管理机制不完善、人员素养不高等突出问题。强化技术防护体系、完善管理机制、提升人员素养是防范档案安全风险的核心策略，组织资金保障与合规应急保障则是安全管理有序推进的重要支撑。数字化转型背景下，医院应立足实际，统筹技术与管理，构建全方位、多层次的人事档案安全管理体系，持续提升安全管理能力，防范安全隐患，保障人事档案信息真实、完整、安全，为医院高质量发展提供坚实的人力资源信息支撑。

参考文献

[1]赵乐.智慧医院背景下档案数字化转型路径与安全管理研究[J].兰台内外,2025,(32):4-6.

[2]江海霞.数字化转型背景下医院人事档案管理创新研究[J].中国科技投资,2025,(16):146-148.

[3]梁凯威.数字化转型背景下公立医院干部人事档案精细化管理措施研究[J].办公室业务,2025,(06):131-133.